Tajnice

Opis poslova

Tajnice rade u gotovo svim organizacijama, poduzećima i državnim ustanovama. Obavljaju i koordiniraju uredske poslove. U manjim organizacijama radi obično jedna tajnica. U velikim organizacijama, koje imaju više odjela, u svakom radi po jedna tajnica. Tajnice vode računa o tomu da svi službenici, poslovni partneri ili stranke pravodobno dobiju potrebne informacije, važne za učinkovito obavljanje poslova i uspješnu poslovnu suradnju. Da bi to osigurale, one svakodnevno razgovaraju o dnevnom rhtmoredu poslova s voditeljem odjela (direktorom, ravnateljem, šefom), službenicima odjela i s poslovnim partnerima. Tajnice vode brigu o rhtmoredu sastanaka i podsjećaju voditelja na mjesto i vrijeme njihova održavanja. Voditelj odjela svakodnevno se s mnogo ljudi dogovara o poslovnim susretima i sastancima. Da ne bi dogovorio više sastanaka u isto vrijeme, tajnica u svoj rokovnik zabilježi datum, mjesto i vrijeme sastanka. Zabilješke koje pravi u svom poslovnom rokovniku pomažu joj da podsjeti voditelja o predstojećim obvezama i da mu može reći koliko vremena ima na rhtmolaganju za nove sastanke. Tajnice svakodnevno imaju posla s raznim strankama. Daju im tražene informacije u neposrednom kontaktu ili odgovaraju na telefonske upite. Zaprimaju i evidentiraju dnevnu poštu naslovljenu na odjel u kojem rade. Prema uputi voditelja pišu poslovne dopise i pisma. Povremeno pišu putne naloge ili ispunjavaju razne tiskanice i obrasce. Dopise i pisma pišu na pisaćem stroju ili osobnom računalu. Sadržaj dopisa katkada sastavljaju same, a nekad im voditelj izdiktira što i komu trebaju napisati. Napisane dopise daju voditelju na potpis, a nakon toga ga ovjeravaju službenim žigom. O primljenoj i poslanoj pošti vode urednu evidenciju. U radu se služe svim vrstama pisaćih strojeva, a u novije vrijeme i osobnim računalom. Prema potrebi rukuju i sa ostalim uredskim sredstvima i pomagalima, npr. fotokopirnim strojem, faksom, diktafonom itd. Ovlasti i odgovornosti tajnice razlikuju se ovisno o vrsti poduzeća ili ustanove u kojoj rade i o formalnim nad-ležnostima, koje su određene unutrašnjim pravilnicima ustanove ili organizacije u kojoj radi. U organizacijama s više odjela, gdje radi više tajnica, veće ovlasti i odgovornosti te više samostalnosti u radu obično imaju tajnice koje rade na višim organizacijskim razinama.

Radni uvjeti

Tajnice rade u udobnim uredima. I u onim organizacijama u kojima su buka i neugodni mirisi neizbježne popratne pojave radnog procesa ured tajnice je udobna i zaštićena prostorija. U nekim odjelima uz tajnicu su u uredu još jedan do dva službenika, ali je tajnica češće sama u uredu. Na visokoj organizacijskoj razini u pravilu ima zaseban ured, koji je često odmah uz ured ravnatelja ustanove. Tajnice rade u prijepodnevnoj smjeni, u propisanom trajanju radnog vremena. Moraju neprekidno biti na svom radnom mjestu, što je i fizičko i psihičko opterećenje. Tijekom radnog dana odgovaraju na brojne telefonske pozive ili same moraju telefonirati poslovnim partnerima ili klijentima. Moraju biti uporne i strpljive kad su linije zauzete i ljubazno razgovarati čak i kad su sugovornici neugodni. U njihovom uredu učestalo zvoni telefon, a nerijetko i dva telefona u isti čas. Ljudi istodobno ulaze i izlaze, traže podatke, ostavljaju poruke ili čekaju na sastanak s voditeljem. Zbog svega što se događa otežano je održavanje pozornosti. Tajnice posao obavljaju pretežno sjedeći. Dugotrajno sjedenje može uzrokovati različita iskrivljenja i bolesti kralježnice. Ako puno radnog vremena provode radeći na osobnom računalu, dugotrajno naprezanje očiju gledanjem u ekran može uzrokovati smetnje vida.

Poželjne osobine

Poželjno je da su tajnice emocionalno stabilne, strpljive i ljubazne prema ljudima. Važno je da se lako pismeno i usmeno izražavaju i da su komunikativne. Moraju biti spretnih ruku i prstiju, imati normalan vid i sluh te lako premještati pozornost s jednog sadržaja na drugi. Poželjno je da su poduzetne i da imaju organizacijske sposobnosti. Posebno je važno da su diskretne. To znači da moraju biti promišljene, odmjerene i da znaju čuvati tajnu, pa je vjerojatno i sam naziv ovog zanimanja izveden iz te osobine.

Osposobljavanje i napredovanje

Za obavljanje poslova tajnice nužno je završiti srednju školu koje traje četiri godine. U Hrvatskoj postoje upravne i birotehničke škole koje školuju ljude za zanimanje administrativni tajnik, ali se i nakon ostalih završenih srednjih škola može naći posla u ovom zanimanju. Za uspješan rad tajnice, važno je tijekom školovanja naučiti daktilografiju – vještinu pisanja na pisaćem stroju. Daktilografija se uči u nekoliko srednjih škola, ali se može naučiti i na daktilografskim tečajevima. Postavljenje ili napredovanje tajnica na više orga-nizacijske razine katkada zahtijeva završenu višu školu ili fakultet te znanje najmanje jednog stranog jezika. Brz razvoj uredske opreme nameće tajnicama potrebu ovladavanja modernim uredskim sredstvima i pomagalima, novim kompjutorskim programima i sl. Zbog toga se i zaposlene tajnice neprekidno stručno usavršavaju na raznim tečajevima i seminarima.

Bliska zanimanja

Brojni službenici u uredima rade slične poslove kao tajnice: popunjavaju obrasce, pišu izvješća i razne papirnate poslove, daju informacije poslovnim partnerima. Među njima su upravni referenti, knjižničari, ekonomski tehničari, korespondenti, recepcionari. Svi oni uglavnom rade sjedeći i koriste sličnu uredsku opremu.