Knjigovodstveni službenici

Opis poslova

Knjigovodstveni službenici ili knjigovođe izrađuju, vode, pohranjuju i održavaju financijsku i nefinancijsku dokumentaciju u raznim institucijama u državnoj upravi, u nevladinim organizacijama, u proizvodnim radnim organizacijama i u organizacijama s područja neproizvodnih uslužnih djelatnosti, kao što su banke, osiguravajuća društva, turističke agencije i poduzeća, trgovačka i ugostiteljska poduzeća. Knjigovođe koji se bave računovodstvenim knjigo-vodstvom pripremaju i ispostavljaju predračune i račune kupcima ili korisnicima usluga na osnovi njihovih narudžbi pristiglih poštom, telefaksom ili telefonom. Prema podacima iz narudžbe sastavljaju predračun koji šalju na naplatu. Kada u izvješćima Zavoda za platni promet ili poslovnih banaka utvrde da je naplata izvršena, obavještavaju o tome nadređene, kako bi se dostavila roba ili izvršila usluga specificirana u narudžbi. Zajedno s robom ili izvršiocem usluge dostavljaju kupcima račune kojima potvrđuju da je naručena roba ili usluga isplaćena. Kupci, odnosno korisnici usluga, mogu otplaćivati robu ili uslugu obročnim plaćanjem, o čemu knjigovođe vode posebnu evidenciju, a ukoliko kasne s isplatama, obračunavaju im zatezne kamate. Račune koji se zaprimaju od dobavljača ili uslužnih poduzeća knjigovođe razvrstavaju po redoslijedu pristizanja te po važnosti i rokovima otplaćivanja. U skladu s predviđenom dinamikom plaćanja ispunjavaju virmane (naloge za prijenos sredstava s jednog računa na drugi), kojima se ti računi plaćaju u Zavodu za platni promet i poslovnim bankama. Knjigovođe se bave računovodstvenim knjigovodstvom također vode evidenciju o dospjelim obavezama plaćanja troškova infrastrukture: grijanja, vode, električne energije, telefona, zakupnine poslovnog prostora i organiziraju njihovo pravodobno plaćanje. Knjigovođe koji se bave financijskim knjigovodstvom izrađuju financijska izvješća u papirnatom obliku, vode poslovne knjige i održavaju baze podataka u kompjutorskim sustavima pohrane i obradbe podataka, koji služe za planiranje i analizu poslovanja. Sastavljena izvješća, kao što su obračuni plaća, obračuni putnih naloga, obračuni dugovanja dobavljačima i potraživanja od kupaca, obračuni poreznih davanja, obračuni gubitaka zbog bolovanja i sl., knjigovođe dostavljaju unutrašnjim korisnicima: drugim službama, upravnom odboru, nadzornom odboru ili vanjskim korisnicima: bankama, poslovnim partnerima, ulagačima, agencijama za reviziju poslovanja, poreznim upravama, mirovinskim i zdravstvenim fondovima. Knjigovođe koji rade na financijskim poslovima također prema potrebi vode priručnu gotovinsku blagajnu, za koju vode blagajnički dnevnik i redovito sastavljaju blagajničke izvještaje. Knjigovođe koji se bave materijalnim knjigovodstvom vode evidenciju o osnovnim sredstvima poduzeća ili ustanove, u koja ulaze strojevi i alati, prijevozna sredstva, uredski inventar. Vode i dokumentaciju skladišnog poslovanja o stanju zaliha materijala i gotovih proizvoda na skladištu, ako rade u proizvodnom poduzeću, odnosno zaliha robe za prodaju, ako rade u trgovačkom poduzeću. Materijale i sirovine za potrebe proizvodnje izdaju na osnovi pismenih naloga od rukovodilaca proizvodnje, a gotove proizvode odnosno robu za prodaju na osnovu pismenih naloga rukovodioca iz prodajne službe poduzeća. Pri vođenju skladišta knjigovođe zaprimaju i izdaju različite dokumente na temelju kojih vrše provjeru (inventuru) onoga što im je povjereno na čuvanje i rhtmolaganje te izračunavaju po odgovarajućim cjenicima njihovu vrijednost. Prema potrebi daju prijedloge za narudžbu materijala i robe koja se najviše troši i za obustavljanje onih narudžbi kojima se stvaraju nepotrebne zalihe. Knjigovođe koji se bave dokumentacijskim knjigo-vodstvom pohranjuju i dopunjuju različite vrste spisa i organiziraju cirkulaciju dokumentacije u skladu s potrebama korisnika. Pristigle dokumente uvode u posebne popise kojima se potvrđuje njihovo primanje. Pristigle i proizvedene dokumente rhtmoređuju prema službi ili funkciji unutar organizacije ili institucije kojoj su namijenjeni i dostavljaju ih daljnjim korisnicima. Dokumente koji su zatraženi iz arhive fotokopiraju i distribuiraju korisnicima, a ako izdaju originale, vode računa da im se vrate nakon upotrebe. Dokumente koji su namijenjeni vanjskim korisnicima također uvode u poseban popis i dostavljaju pošti kako bi ih ona otpremila. Nekorištene spise pohranjuju u arhive, a dokumente kojima je isteklo zakonski propisano trajanje obaveznog čuvanja, odnosno koji više nemaju upotrebnu vrijednost, odlažu na otpad ili uništavaju. Uvođenje informatičke tehnologije u uredsko poslovanje, npr. računala s odgovarajućim softverom, i u trgovačko poslovanje, npr. optičkih čitača za linijski kod i PC blagajni, olakšava poslove knjigovođa. Sve se više poduzeća koristi opremom i informacijskim sustavima u kojima se uneseni dokumenti i podaci pohranjuju tako da budu brzo i neposredno dostupni knjigovođama i drugim korisnicima, a većina unešenih podataka odmah se i obrađuje. Proizvedenu dokumentaciju knjigovođe moraju ipak sačuvati i u papirnatom obliku zbog kontrole i nadzora, a veoma važne dokumente i proračune snimaju na magnetske ili optičke medije. Opseg poslova i radni zadaci knjigovođe ovise o veličini organizacije u kojoj radi: što je organizacija veća, posao knjigovođe je specijaliziraniji, a radno se mjesto u tom slučaju nalazi bliže središnjim službama poduzeća. Elektronički oblici plaćanja računa, izradbe obračuna i vođenja materijalnog i dokumentacijskog knjigovodstva te nastojanje organizacija da uklone višestruku evidenciju smanjuju potrebu za knjigovođama.

Radni uvjeti

Knjigovođe rade sjedeći, u zatvorenom prostoru, najčešće u jutarnjoj smjeni od 8 do 15 sati ili 9 do 16 sati, a prema potrebi i duže, ako treba dostići mjesečne i godišnje rokove do kojih određeni obračuni moraju biti gotovi. Potonje se posebno odnosi na knjigovođe koji rade u ugostiteljsko-turističkim i trgovačkim poduzećima u vrijeme turističke sezone, odnosno prodajne sezone prije blagdana. Oni koji se koriste računalima, izloženi su povećanim naporima prilikom unošenja velike količine podataka, pa zbog dužeg sjedenja u istom položaju i naprezanja vida mogu doživljavati napetost očnih mišića, glavobolju i bol u leđima.

Poželjne osobine

Od knjigovođa se očekuje točnost, ažurnost, sistematičnost i odgovornost, kako bi se izbjegle pogreške pri unosu i obradbi podataka. Budući da dolaze u dodir s povjerljivim podacima o poslovanju, knjigovođe trebaju biti osobe od povjerenja. Informatička znanja, posebno vladanje programima za obradbu teksta i za izradbu proračunskih tablica, te razvijenost matematičkih sposobnosti za knjigovođe su nužna pretpostavka za svladavanje sve složenijih tehnologija obradbe podataka. Komunikativnost je potrebna knjigovođama u suradnji s ostalim suradnicima, s kupcima i korisnicima usluga, ako rade na pripremanju i ispostavljanju predračuna i računa, kao i s uposlenicima ako rade na poslovima obračuna plaća. Njima, prema potrebi, tumače obveze i prava glede poreznih izdvajanja i povlastica, korištenja bolovanja i godišnjih odmora. Poznavanje zakonskih propisa o financijsko-knjigo-vodstvenom poslovanju te o čuvanju poslovnih knjiga i knjigovodstvenih dokumenata, poznavanje poreznih propisa te internih pravilnika poduzeća i institucija u kojima rade pretpostavlja da su knjigovođe kadri pamtiti mnoge pojedinosti iz tih propisa.

Osposobljavanje

Knjigovođe mogu postati osobe sa završenom četverogodišnjom srednjom ekonomskom, upravnom ili birotehničkom školom, ali je za djelotvorno knjigovođenje potrebno uvođenje u posao, uz nadgledavanje starijih kolega, te pohađanje seminara. Knjigovođe koji usvoje potrebna znanja i vještine knjigovođenja te završe neku od ekonomskih viših ili visokih škola mogu napredovati prema poslovima upravljanja ili otvoriti vlastito poduzeće za pružanje knjigovodstvenih usluga.

Zapošljavanje

Knjigovođe teško dobivaju posao bez prethodnog radnog iskustva. Zaposliti se mogu na određeno vrijeme u malim knjigovodstvenim servisima, što je korisno i poželjno profesionalno iskustvo.

Bliska zanimanja

Knjigovođama su bliska sva zanimanja u kojima se manipulira velikim količinama podataka, kao što su statističari, računovodstveni stručnjaci, bibliotekari, arhivisti, poštanski i bankovni službenici.